5.2.1. НАБИРАНЕ НА ОФЕРТИ. ВИДОВЕ ОФЕРТИ. СРАВНЯВАНЕ НА ЦЕНИТЕ
ЗАПИТВАНЕ ЗА ОФЕРТА (Inquiry)
Имейл с който изпращаме техническо задание за изработване на оферта и молим да получим:
Имейл с който изпращаме техническо задание за изработване на оферта и молим да получим:
- оферта (quotation, offer) и
- референц-листа (reference list). Винаги трябва да си искаме референц-листа, защото е важна за избора на надежден Продавач.
ТЕХНИЧЕСКО ЗАДАНИЕ
(User Requirements Specification - URS, Customer Requirements Specification, Questionnaire)
Това е информацията, която производителят трябва да получи, за да разбере какво точно искаме. Най-лесно е да си поискаме въпросник за попълване.
(User Requirements Specification - URS, Customer Requirements Specification, Questionnaire)
Това е информацията, която производителят трябва да получи, за да разбере какво точно искаме. Най-лесно е да си поискаме въпросник за попълване.
Оптимално съдържание:
- Характеристика на входящия материал (input material), най-добре придружена със снимки и след това с изпращане на мостри по куриер.
- Характеристика на изхадящия продукт (output product)
- Производителност (capacity) в час. (не в денонощие или година!)
- Небходима окомплектовка, както и допълнително оборудване (up- & downstream equipment, ancillary equipment)
- Данни за наличните енергийни източници
- Специални изисквания към технологията. Няма смисъл да задаваме и типа оборудване, защото може да има нещо по-добро, за което не знаем. Нека контактуваните фирми да го предложат.
- Данни за мястото на монтаж, в идеалния случай - придружени с чертеж в Autocad.
- Необходима проектна документация (чертежи и спецификация на елементи, които ще изработваме и/или доставямe сами - например - въздуховоди, комин за отработен въздух, опорна конструкция, компресорна станция, охадител за вода и т.н.)
- Предпочитани брендове на стандартните компоненти - например контролно табло "Rital", лагери SKF, двигатели ABB или SEW Eurodrive, честотни преобразуватели SKF, контролери Siemens и т.н.
- Необходим стандартен пакет резервни части за ... ч. работа.
Начини на съставяне
Задание може да съставим по 2 начина:
В никакъв случай не може да формулираме едно устно запитване така (цитат от реален случай): "Искам да знам, значи, така съвсееем грубо, колко ще ми струва едно заводче за сухи строителни смеси."
Задание може да съставим по 2 начина:
- сложен: да го изработим сами, както е описано в горната точка.
- прост: да изискаме от производителя въпросник, който да попълним. Там е включено всичко, което той трябва да знае за да подготви оферта.
В никакъв случай не може да формулираме едно устно запитване така (цитат от реален случай): "Искам да знам, значи, така съвсееем грубо, колко ще ми струва едно заводче за сухи строителни смеси."
ОФЕРТА, ПРОФОРМА-ФАКТУРА
Офертата (Quotation, quote, offer, proforma-invoice, proforma) съдържа задължително параметрите: издател, адресат, количество, качество, цена, начин на плащане и срок на доставка. Ако става въпрос за резервни части или стандартни машини с ниска стойност, (например люлеещо се сито за 50 000 Евро) предложителят може да изпрати офертата под формата на проформа-фактура" (предварителна фактура). Проформа-фактурата е възникнала вероятно за улесняване дейностите на Продавача по издаване на многобройни оферти за едни и същи стоки. Ако получи поръчка, той ще издаде фактура, която съдържа почти всички гореизброени задължителни параметри, затова един такъв документ дава представа на запитващия какво би получил, ако поръча стоката. Тоест, това е оферта. Но, за да се покаже, че това не е юридически валидна фактура, преди думата "фактура" се слага "проформа". Как точно е възникнало това наименоване на нас ни е ясно, но трябва да се помни, че:
Офертата (Quotation, quote, offer, proforma-invoice, proforma) съдържа задължително параметрите: издател, адресат, количество, качество, цена, начин на плащане и срок на доставка. Ако става въпрос за резервни части или стандартни машини с ниска стойност, (например люлеещо се сито за 50 000 Евро) предложителят може да изпрати офертата под формата на проформа-фактура" (предварителна фактура). Проформа-фактурата е възникнала вероятно за улесняване дейностите на Продавача по издаване на многобройни оферти за едни и същи стоки. Ако получи поръчка, той ще издаде фактура, която съдържа почти всички гореизброени задължителни параметри, затова един такъв документ дава представа на запитващия какво би получил, ако поръча стоката. Тоест, това е оферта. Но, за да се покаже, че това не е юридически валидна фактура, преди думата "фактура" се слага "проформа". Как точно е възникнало това наименоване на нас ни е ясно, но трябва да се помни, че:
- проформа-фактурата е оферта
- тя не е юридически валиден документ и на нейна основа не трябва да се плаща, ако няма сключен договор. На практика някои Купувачи искат оферта за нещо дребно, получават проформа-фактура и плащат само на тази основа. Логично може да се счита, че има тацитно сключен договор. Обаче, големите немски фирми, които ползват услугите на юристи, не приемат тази практика и след като са издали проформа, държат да се сключи договор с имейл по реда на получаване на твърда поръчка (firm order) и изпращане на потвърждение на поръчката (order confirmation), като накрая изпращат дори писмо с потвърждението на поръчката. Явно, че това е юридически правилната пратика, въпреки че имейлите се считат за юридически валидни документи. При големи сделки, разбира се, винаги се сключва договор в писмена форма.
СРАВНЕНИЕ НА ЦЕНИТЕ
При анализа на офертите провим ценова таблица, но при сравнение на цените трябва да имаме предвид, че една машина за 100 000 Евро, която ще работи 10 години, е по-скъпа от такава за 130 000 Евро, която ще работи 15-20 години. Важно е да се определи цената за използване на машината за година. Информация за очакваното време на експлоатация се осигурява в преддоговорното проучване.
При анализ на офертите, получени от различни оферанти трябва да сравняваме:
- не само цените на инсталацията, но и да имаме предвид очаквания период на експлоатация
- обявени функционални параметри, които не са проверени
Истинското сравнение ще стане когато сме разпитали на място потребителите на оборудването на различните фирми, а функционалните параметри трябва да приемем за даденост едва след пилотни изпитания. Никак не звучи добре в ушите на широката публика, но парите за командировки в чужбина са най-ефективно похарчените пари във външната търговия.
В Западна Европа цените общо взето съответстват на качеството. Когато искаме да обосновем покупката на по-скъпа машина може да използваме мъглявото клише "по-добро съотношение цена/качество". Съотношенията се измерват с математически формули. Това означава над знаменател да сложим цената, а отдоу да формулираме качеството като цифра. Обаче, няма безспорен начин да изразим качеството на една машина в цифра. То е комплекс от функционални параметри, всеки от които има коефициент на относително значение за общата полза от нейния внос. В допълнение трябва да се отчетат с коефициенти и факторите дълготрайност, ремонтнопригодност, цени на резервни части, опасност от фалит на доставчика и т.н. Тези коефициенти са изключително спорни и отвлечени понякия. Не само, че на практика не се постигна съгласие между страните, но и такива коефициенти никога не се обсъждаха. Така че, формулата цена/качеството е само литературна категория, служеща да обосновем избора си на определен доставчик.
На времето при социализма така внасяхме в България най-скъпите немски и швейцарски машини. Тези, които бяха нарязани за скрап или разбити с чукове за събаряне на сгради още докато бяха затворени в касите, изчезнаха, но повече от оцелелите работят и до днес. Просто използвахме аргумента: "по добро съотношение цена/качество" и министерството на външната търговия издаваше разрешения за внос. Не случайно казват, че евтиното излиза скъпо и обратното.
При анализа на офертите провим ценова таблица, но при сравнение на цените трябва да имаме предвид, че една машина за 100 000 Евро, която ще работи 10 години, е по-скъпа от такава за 130 000 Евро, която ще работи 15-20 години. Важно е да се определи цената за използване на машината за година. Информация за очакваното време на експлоатация се осигурява в преддоговорното проучване.
При анализ на офертите, получени от различни оферанти трябва да сравняваме:
- не само цените на инсталацията, но и да имаме предвид очаквания период на експлоатация
- обявени функционални параметри, които не са проверени
Истинското сравнение ще стане когато сме разпитали на място потребителите на оборудването на различните фирми, а функционалните параметри трябва да приемем за даденост едва след пилотни изпитания. Никак не звучи добре в ушите на широката публика, но парите за командировки в чужбина са най-ефективно похарчените пари във външната търговия.
В Западна Европа цените общо взето съответстват на качеството. Когато искаме да обосновем покупката на по-скъпа машина може да използваме мъглявото клише "по-добро съотношение цена/качество". Съотношенията се измерват с математически формули. Това означава над знаменател да сложим цената, а отдоу да формулираме качеството като цифра. Обаче, няма безспорен начин да изразим качеството на една машина в цифра. То е комплекс от функционални параметри, всеки от които има коефициент на относително значение за общата полза от нейния внос. В допълнение трябва да се отчетат с коефициенти и факторите дълготрайност, ремонтнопригодност, цени на резервни части, опасност от фалит на доставчика и т.н. Тези коефициенти са изключително спорни и отвлечени понякия. Не само, че на практика не се постигна съгласие между страните, но и такива коефициенти никога не се обсъждаха. Така че, формулата цена/качеството е само литературна категория, служеща да обосновем избора си на определен доставчик.
На времето при социализма така внасяхме в България най-скъпите немски и швейцарски машини. Тези, които бяха нарязани за скрап или разбити с чукове за събаряне на сгради още докато бяха затворени в касите, изчезнаха, но повече от оцелелите работят и до днес. Просто използвахме аргумента: "по добро съотношение цена/качество" и министерството на външната търговия издаваше разрешения за внос. Не случайно казват, че евтиното излиза скъпо и обратното.