ПОДСКАЗКИ​

РАБОТА С КОМПЮТЪРА

Общ вид на документите
През 90-те години казваха, че една фирма се познава по тоалетната.  Днес, след като всички си оправиха тоалетните, фирмите най-напред се познават по издаваните от тях документи.  Тук става въпрос за външен вид, а не за съдържание и правописни грешки, които са недопустими въобще. 

Някои от водещите западни фирми издават учудващо зле изглеждащи оферти. Страниците са пълни с несполучливи опити за разкрасяване на текста чрез използване на различни големини и цветове на шрифтовете и особено - с подчертавания.  Това по-често се среща в оферти от Испания и Италия.

Един документ прави толкова по-добро впечатление, колкото е по-подреден и обран откъм шарентии. ​ 
Наименование на файловете
Работата по проекта произвежда голям брой свои и чужди файлове, които се съхраняват в определена директория с под-директории. Поради липса на стандартизация за начина на съставяне на имената им, компютърът ги подрежда в директорията по съвършено неудобен начин, например - по азбучен ред.  Съответно, търсенето на файлове е крайно досадно нещо.  

Ако в началото на името на всеки файл, който:
  • получаваме
  • създаваме или
  • актуализираме
поставим година_месец_дата на
  • получаване
  • създаване или
  • актуализиране
то компютърът ще ги подреди по хронологията на проекта и много лесно ще ги намираме. Това е полезно дори за имената на снимките.​ 
​Редактиране на документи във Word
​Всички текстови документи изискват вертикално и хоризонтално подреждане на текстове и изображения - въпросници, оферти, договори, протоколи с текст и таблични данни, доклади и т.н.  Работата ни ще бъде много по-лесна , ако следваме някои прости правила.

Табулатор 
При съставянето на текстове масово се използва бутонът "табулатор". Този бутон е вреден за здравето, защото следващите промени в текста разместват цялата му подредба.  Той трябва да се изхвърли от клавиатурата и от менюто на "Уърд" да използваме командата "въведи таблица".

Използване на таблици 
Понятието "таблица" подвежда да си представяме традиционна таблица в която подреждаме цифри и понеже много рядко съставяме таблици, ние не го използваме.   В Word смисълът на тази команда е съвсем друг - табицата е инструмент за цялостно структуране на всякакъв вид документи, в които дори не се съдържат традиционни таблици.  С тази команда се започва работата по съставяне на текстовия документ. 

Да въведеш таблица върху празен лист, да  напълниш клетките с текст или снимки и накрая да направиш линиите невидими, се оказа най-полезният трик при работа в Word. ​​

Това е нещо като работата на художник, който започва една картина с грубо очертаване на областите, където ще рисува основните групи на композицията - река, гора, облаци, предмети и т.н. След това започва да пълни очертанията с каквото трябва. Накрая първоначалните очертания на областите въобще не се виждат, но са си свършили работата.
​
Много удобно е да започваме работа върху един нов документ по начина на художника - като върху празния лист предварително въведем таблица с  видими линии и такъв брой редове и колони, който отговаря съвсем грубо на нашата предварителна предства за структурата му.  Добавянето и изтриването на нови редове и колони става с две  кликвания.
След това започваме да пълним клетките -  в една вкарваме текст, в друга -  изображение, а трета може да разделим на вътрешни редове и колони за да произведем традиционна таблица. 
​
​Така сме си създали две огромни улеснения:
  1. Допълненията не карат текста да прелива в началото на следващия ред на станицата, а само в следващия ред на  клетката. Цялостната структура на текста остава както сме я замислили. 
  2. Можем да  подравняваме текстовете и изображенията едновременно във всички страници на документа просто като кликнем върху вертикалните и хоризонталните линии и ги преместим където желаем. 

При окончателното форматиране на текста правим границите на таблицата невидими, с изключение на клетките, където трябва да има традиционна таблица с видими линии.

Този подход щади нервите при съставяне на договор например в 3 колони с много редове, където първата колона съдържа номерата на членовете,  втората - английския текст, третата -  българския текст. ​Въпреки, че дължините на българския и английския текстове са различни, членовете на договора винаги ще са подравнени по хоризонтала и вертикала.  

Този начин на работа е толкова удобен, че когато ни се налага да преработваме чужд документ, изтриваме всички табулации и след това го  превръщаме в табличен вид чрез командата "Turn text into table". 

Името на файла да се вижда лесно
​Добре е да въвеждаме името на файла в долния колонтитул на всеки документ. Там може да намалим размера на шрифта, за да не се отклонява вниманието на читателя.  Когато обновим стар документ трябва да го съхраним с днешна дата и да актуализираме името на файла в съответното поле. Така още от пръв поглед ще се вижда върху коя версия работим.

​КОРЕСПОНДЕНЦИЯ

Стил на кореспонденцията
​Никой не чете дълги текстове. Становището си трябва да излагаме сбито, ясно и вежливо.  Най-лесно се чете документ, съставен от някой "сухар".
​​Едно на ум
В ЕС имейлите важат в съда. Когато водим кореспонденция трябва да помним, че всичко, което пишем, един ден може да го чете съдия.
Тон на кореспонденцията
Ако сме недоволни от партньора можем да си позволим дозиран сарказъм под формата на "учудване" от неговото поведение или усилен такъв - чрез "силно учудване".  We are very much surprised to sее (learn, understand) that you ...​и след това го разобличаваме какви ги e вършил. Този израз е станал банален, но още върви.  Несъгласие с негово становище може да изразим по-деликатено като напишем, че "за съжаление, не можем да го следваме" в неговото мнение.

Словоизлияния като "Вие ни правите на маймуни" (цитат от имейла на българка, работеща в италианска фирма) са  недопустими, защото говорят зле за автора.  
​НА ПРЕГОВОРИ

​Облекло
Днес в костюми и вратовръзки се разхождат само банкери и делегации от бившия СССР. Търговци в такова облекло се считат за over-dressed. 

Говорене на свой език
Едно време на вътрешната страна на капака на съветските военни радиостанции имаше надпис в червено "Внимание, противник слушает!" Това беше напомняне към радиста, че противникът чува всичко, което се говори по радиостанцията. По аналогия, на преговорите трябва да приемаме по презумпция, че всичко, което говорим помежду си на родния си език, се разбира от другата страна. Араби, китайци и японци включвали в делегацията човек, който разбира български.  Голяма част от немците са учили руски в ГДР и разбират донякъде смисъла, когато говорим на български. Такова говорене може да излезе скъпо на този, който не внимава.

В РЕСТОРАНТА
Вечерите с бизнес партньори в Европа в никакъв случай не са място, където можем да пием твърд алкохол както у нас. Това прави изключително ​лошо впечатление. Можем да си позволим само бира на корем, на което немците много се радват.

​Освен това не е редно да си поръчваме най-скъпото ястие, освен ако домакинът не ни използва като възможност да се наяде добре за сметка на фирмата, в кято работи на заплата.